Personvernerklæring for Kristiansand kommunale pensjonskasse

Personvern – behandling av personopplysninger.

 

Behandlingsansvarlig
Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger.

Kristiansand kommunale pensjonskasse, ved daglig leder Magnar Flaa, er behandlingsansvarlig for pensjonskassens behandling av personopplysninger.

I dette dokumentet presenteres informasjon om hvordan pensjonskassen samler inn og bruker personopplysninger. 

Databehandlere
Pensjonskassen har inngått avtaler med underleverandører som vil kunne ha behov for opplysninger om deg. Disse omtales som databehandlere.

Våre underleverandører behandler dine opplysninger på vegne av pensjonskassen og vil ikke kunne bruke opplysningene for andre formål. Når vi deler opplysninger med våre underleverandører, regnes dette ikke som utlevering av personopplysninger, og denne delingen av opplysninger reguleres av databehandleravtaler. Våre underleverandører har taushetsplikt om opplysningene.

Pensjonskassen benytter gjennom våre leverandører også underleverandører som utvikler IT-løsninger utenfor EU/EØS. For å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger er det inngått avtaler i samsvar med EUs standardkontrakter for databehandlere som behandler personopplysninger i tredjeland. Disse avtalene meldes til Datatilsynet.

Formålet med behandlingen av personopplysninger
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, for eksempel navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer, inntektsopplysninger og lignende.

Du har gjennom avtale med din arbeidsgiver rett og plikt til å være medlem av pensjonskassen.  Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle forpliktelser overfor deg som medlem av pensjonsordningen, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss samt kunne gi deg god kundebetjening. Vi behandler også opplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet dine nærmeste familiemedlemmer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatteytelser.

I pensjonskassen skjer ingen automatiserte avgjørelser, det vil si avgjørelser som utelukkende baseres på maskinell behandling. Pensjonskassen bruker heller ikke personopplysninger til markedsføring eller profilering.

Innhenting av personopplysninger
Pensjonskassen vil i mange tilfeller innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi disse opplysningene, men uten disse opplysningene kan vi ikke gjennomføre behandlingen av saken og du kan miste dine rettigheter.
Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre, herunder:
- Din arbeidsgiver for opplysninger om navn, adresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening
- NAV for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med Folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det
- Andre pensjonsleverandører for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse, for å beregne din samlede pensjon korrekt
- Din behandlende lege for helseopplysninger etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon
- Skatteetaten for skatteopplysninger for å sikre korrekt skattetrekk
- Folkeregisteret for innhenting av adresseopplysninger for å sikre at viktig informasjon om forsikringsforholdet kommer frem til deg (+leveerklæring)

Utlevering av personopplysninger
Pensjonskassen utleverer personopplysninger til:
- Din arbeidsgiver om forsikringspremie som er innbetalt for deg og opplysninger om pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid mv.
- Andre pensjonsleverandører om navn, fødselsnummer, opptjeningstid, innbetalt premie mv. for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør
- Skatteetaten for å innberette om pensjonsutbetalinger
- NAV for opplysninger for å sikre korrekt beregning av din pensjon
- Overføringsavtalens Sikringsordning opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller som ikke betaler premie ved forfall
- Trygderetten og domstolene dersom du anker over en avgjørelse som pensjonskassen har truffet vedrørende dine pensjonsrettigheter
- Offentlig myndighet om rettslig pålegg / hjemmel for slik utlevering
- Til privat tjenestepensjonsordning for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8

Taushetsplikt
Pensjonskassen har taushetsplikt om dine personopplysninger. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Et samtykke skal være uttrykkelig, frivillig og informert, slik at du forstår hvilke opplysninger det gjelder og hvem opplysningene utleveres til. Personopplysninger kan ellers utleveres til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av bestemmelser i lov.

Dine rettigheter – rett til innsyn, retting og sletting
Du har rett til å få informasjon om vår behandling personopplysninger. Videre har du rett til innsyn i opplysninger om deg, og du kan kreve disse rettet dersom disse er uriktige eller ufullstendige. Opplysninger som er unødvendige kan du kreve å få slettet.

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, bes du ta kontakt med pensjonskassen. Da kan du få svar på dine spørsmål, og eventuell bistand med å be om innsyn. Begjæringer om innsyn må gis skriftlig. Vi vil deretter svare så snart som mulig, og senest 30 dager etter at vi har mottatt ditt krav. Hvis særlige forhold gjør det umulig for oss å svare innen 30 dager, vil vi sende et foreløpig svar med en begrunnelse for forsinkelsen og med informasjon om sannsynlig tidspunkt for svar. Vi tar ikke betalt for å behandle krav om innsyn.

Pensjonskassen vil slette de registrerte opplysningene når vi ikke lenger har bruk for dem for å oppfylle formålet som gjorde at disse opprinnelig ble innhentet. Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter i pensjonsordningen består. I tillegg oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser. Opplysninger som vi etter lov er pålagt å oppbevare, for eksempel i medhold av regnskapslovgivningen, vil ikke slettes før de lovpålagte oppbevaringsfristene er utløpt.

Sikkerhet
Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Pensjonskassen har begrenset tilgangen til opplysningene vi samler inn om deg, eksemplifisert med at bare de som trenger opplysningene for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver tilgang til dem.

Klage til Datatilsynet
Dersom du mener at pensjonskassen behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, så ber vi deg om å kontakte oss. Du kan også klage til Datatilsynet; datatilsynet.no.